KOLAKA,WN—Pelatihan Kepemimpinan Administrator(PKA) angkatan XV Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia(BPSDM) Sulawesi Tenggara(Sultra) tahun 2024. Pelatihan ini juga dirangkaikan dengan melaunching aksi perubahan Sistim Aplikasi Layanan Komunikasi Pimpinan(Siapkan Kopi), di Aula SMS Berjaya pada akhir Agustus 2024 lalu.
Pada kesempatan itu Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Setda Kolaka Berry Harland Rais, memaparkan aksi perubahan dengan Sistim Aplikasi Layanan Komunikasi Pimpinan atau Siapkan Kopi pada Setda Kolaka. Berry menjelaskan bahwa Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Sekretariat Daerah dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya masih terdapat berbagai permasalahan yang timbul dan perlu dilakukan intervensi agar permasalahan-permasalahan tersebut tidak menjadi faktor penghambat dalam pencapaian kinerja organisasi.
Salah satu permasalahan yang ada adalah belum optimalnya pengelolaan manajemen agenda pimpinan, dapat dilihat dari kondisi yang terjadi saat ini, dimana setiap agenda kegiatan pimpinan untuk menghadiri ataupun membuka acara baik itu yang diterima melalui surat ataupun hasil pertemuan langsung dengan pimpinan maka Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Sekretariat Daerah akan melakukan penginputan dalam google kalender sebagai agenda kerja pimpinan.
Setelah kegiatan tersebut teragenda kedalam google kalender, selanjutnya kata Berry akan ditindak lanjuti oleh pimpinan apakah kegiatan tersebut dapat dihadiri atau perlu diwakilkan oleh pejabat lainnya.
Dikatakannya bahwa yang menjadi kendala dalam pengelolaan agenda pimpinan tersebut adalah adanya beberapa stakeholder yang bertemu langsung pimpinan tanpa mengagendakan permohonan tersebut ke dalam google kalender. Hal tersebut dapat menyebabkan tidak maksimalnya pelayanan agenda pimpinan.
Selain itu, kata Beery penyebab lain yang disebabkan oleh pengelolaan manajemennya dikelola secara manual adalah adanya beberapa agenda pimpinan yang terlewatkan. Sedangkan untuk pengelolaan manajemen agenda pimpinan seharusnya diatur dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) selanjutnya dapat dituangkan dalam bentuk sistem informasi berbasis digital agar kondisi tersebut dapat diminimalisir.
Lanjutnya bahwa sebagai upaya untuk mengoptimalkan pengelolaan manajemen agenda pimpinan, refeormer akan membuat suatu aplikasi yang akan digunakan untuk menjadwalkan seluruh agenda pimpinan, sehingga ketika akan membuat kegiatan yang akan menghadirikan pimpinan daerah maka dalam aplikasi tersebut sudah dapat diketahui apakah pimpinan sudah mempunyai agenda atau belum.
Berry menjelaskan bahwa aplikasi Siapkan Kopi salah satu inovasi dalam mengembangkan potensi diri dalam menjalankan tugas dan fungsi selaku Kepala Bagian Protokol dan komunikasi pimpinan guna mendorong kinerja dalam rangka pencapaian tujuan organisasi pada Sekretariat Daerah Kabupaten Kolaka. Dan pada intinya bagian protokol dan komunikasi pimpinan Setda Kolaka membuat aplikasi ini untuk memudahkan bagi para stakeholder dan para Kepala OPD dalam mengagendakan suatu kegiatan.
“Pada intinya kami bagian protokol dan komunikasi pimpinan membuat aplikasi siapkan kopi pada Setda Kolaka untuk lebih memudahkan bagi para stakeholder dan para Kepala OPD di dalam mengagendakan kegiatan atau acara.”Dimana acara tersebut akan dihadiri atau dibuka oleh bupati agar jadwal dan jam kegiatan bisa sedimikian diatur melalui aplikasi siapkan kopi agar lebih tertib,efesian dan efektif dalam merencakan suatu agenda acara yang akan mengundang bapak bupati,”pungkasnya kepada media ini melalui siaran persnya pada(18/9/2024).
